Werkkostenregeling

Vanaf 1 januari 2015 moeten alle ondernemingen gebruik maken van de werkkostenregeling (WKR). De WKR heeft gevolgen voor jouw financiële administratie. Daarom ontvang je hierbij algemene informatie over deze regeling.

Werkkostenregeling

De invoering van de WKR verving het systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel in de loonbelasting. In plaats van de vrijstellingen kwam er vanaf 2015 een algemene vrijstelling van 1,2% van de fiscale loonsom. Betaal je aan vergoedingen en verstrekkingen meer dan 1,2% van de loonsom, dan moet je over het meerdere 80% loonbelasting afdragen. Je overstijgt dan de zogenoemde ‘vrije ruimte’.

Niet alle kosten vallen onder de WKR regeling. Zo vallen kosten als bijvoorbeeld reiskosten openbaar vervoer, studiekosten en maaltijden bij overwerken onder gerichte vrijstellingen. Niet-vooraf onderbouwde onkostenvergoedingen en niet-vooraf onderbouwde representatiekosten als ook vergoedingen voor internet blijven wel belast.

Kenmerken van de WKR:

• een vast percentage van de loonsom kan onbelast worden vergoedt en verstrekt
• de meeste vergoedingen hoeven niet meer per werknemer geregistreerd te worden in uw loonadministratie
• er hoeft geen rekening meer gehouden te worden met de voorwaarden en beperkingen van de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen

Belangrijke onderdelen van de WKR:

• Het noodzakelijkheidscriterium gaat ervan uit dat een werkgever in het kader van zijn bedrijfsvoering aan de werknemer voorzieningen verstrekt zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werknemer. Dit noodzakelijkheidscriterium geldt voorlopig alleen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen e.d.
• De werkgever hoeft maar één keer per jaar te bepalen welke belasting mogelijk verschuldigd zal zijn in het kader van de WKR.
• Binnen één concern (voorwaarde dat in de (klein)dochter minimaal 95% van de aandelen wordt gehouden) mag de vrije ruimte optimaal worden bepaald.
• Voor personeelskortingen op producten uit eigen bedrijf wordt een gerichte vrijstelling ingevoerd.

Uit de administratie moet het cumulatieve bedrag (inclusief omzetbelasting) van de vergoedingen en verstrekkingen blijken zodat getoetst kan worden of je binnen de vrije ruimte blijft. De financiële administratie moet hier op aangepast worden.

Tenslotte kan de werkkostenregeling gevolgen hebben voor jouw personeelsbeleid. Het is voor jou van (fiscaal) belang te onderzoeken wat de gevolgen zijn voor jouw beleid rondom arbeidsvoorwaarden. Uiteraard kunnen we je hierbij helpen.